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SIPREF

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SISTEMA DE PREVENCIÓN DE FRAUDES REGISTRALES

El Sistema Preventivo de Fraudes, en adelante “SIPREF”, a cargo de las cámaras de comercio, se creó para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

Cámara de Comercio de Honda, Guadua y Norte del Tolima su información en buenas manos.

  • Las cámaras de comercio deberán evaluar el perfil de riesgo en las operaciones de los registros públicos, con el fin de identificar vulnerabilidades internas y externas, así como establecer políticas de administración de riesgos, que establezcan acciones para la identificación, evaluación, calificación, priorización, mitigación y monitoreo del riesgo, con el fin de determinar responsables de su cumplimiento. La implementación de mecanismos y herramientas para garantizar la seguridad de la operación registral, deberá ser informada previamente a la Superintendencia de Sociedades.
  • Las cámaras de comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen solicitudes de inscripción e implementarán un sistema de alertas que permita a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.
  • Las herramientas definidas en el SIPREF aplicarán para todas las solicitudes de inscripción que se presenten ante las cámaras de comercio, incluso si se originan en el intercambio electrónico de mensaje de datos.
  • Los mecanismos y controles del SIPREF se implementarán sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las cámaras de comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y no sustituye los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones y los recursos administrativos, respecto de los cuales deberá darse estricto cumplimiento.
  • Los mecanismos y herramientas del SIPREF no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.

Objetivo del SIPREF

El objetivo del SIPREF es prevenir que terceros, ajenos a los titulares de los registros públicos llevados por las Cámaras de Comercio, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

Ventajas del SIPREF

Verificar la identidad de las personas que realizan trámites directos electrónicamente.
Verificar la identidad de las personas que realizan trámites directos electrónicamente.
Evitar fraudes con registros e inscripción que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
Evitar fraudes con registros e inscripción que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
No genera costo alguno para matriculados o inscritos.
No genera costo alguno para matriculados o inscritos.
Utilizará un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro.
Utilizará un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro.
Lo anterior permitirá a los titulares de la información registral adoptar las medidas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas. Es importante que los usuarios de los registros públicos actualicen oportunamente su información y entiendan las implicaciones legales que puede tener suministrar información falsa al registro, ya que los puede hacer acreedores a sanciones penales.
Lo anterior permitirá a los titulares de la información registral adoptar las medidas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas. Es importante que los usuarios de los registros públicos actualicen oportunamente su información y entiendan las implicaciones legales que puede tener suministrar información falsa al registro, ya que los puede hacer acreedores a sanciones penales.

Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos.

La Cámara de Comercio, dejará evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y validará su identidad por medio de mecanismos de información biométrica, excepto, para los trámites de renovación de matriculados o inscritos activos.

Hasta tanto se realice la implementación del mecanismo de identificación biométrica, la verificación de identidad se realizará con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible.

Cuando el documento sujeto a la inscripción implique cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, la Cámara de Comercio procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin que se requiera de su presentación física.

La Cámara de Comercio, efectuará la verificación de la identidad de acuerdo con las disposiciones expuestas anteriormente y de presentarse inconsistencias en la identidad, se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.

La Cámara de Comercio enviará una “alerta” que informe de la presentación de la solicitud o petición, así mismo, de la renovación, inscripción o modificación de información solicitada o sí se abstiene de ello, al último correo electrónico reportado y al número del celular informando en el formulario RUES, si el trámite implica la modificación del correo electrónico del inscrito, la “alerta” se enviará a los dos últimos correos electrónicos reportados.

Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de la información solicitada.

Implementación del SIPREF en las solicitudes de modificación de la información de matrículas e inscripciones inactivas

Además de cumplir las formalidades descritas, en el caso de matriculados o inscritos en el registro, que no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, debe ser solicitada por las siguientes personas y en los siguientes términos:

En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios que figure en el registro respectivo.

Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través de mecanismo electrónico establecido para el efecto.

En las sociedades por acciones y entidades sin ánimo lucro, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna debidamente inscritos, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal. La petición se formulará de forma presencial a través del mecanismo electrónico establecido para tal efecto.

¿Trámites que se exceptúan del SIPREF?

Se exceptúan del SIPREF las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de demanda, medidas cautelares, entre otras, el Registro Nacional de Turismo y los Libros Electrónicos.

Notificación solicitud de Inscripción o modificación en los Registros Públicos

Una vez recibida la alerta por el inscrito o matriculado sobre la presentación de la solicitud de inscripción o modificación de su información en los registros públicos, si considera que existe un fraude o alguna irregularidad en el documento presentado para registro podrá solicitar desistimiento del registro, la Cámara de Comercio, en este caso procederá a hacer la devolución correspondiente.

SISTEMA DE PREVENCIÓN DE FRAUDES REGISTRALES – SIPREF

La Circular 05 del 30 de mayo de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio crea el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF a cargo de las Cámaras de Comercio, con el fin de prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

La Cámara de Comercio, dejará evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y validará su identidad por medio de mecanismos de información biométrica, excepto, para los trámites de renovación de matriculados o inscritos activos.

Cuando el documento sujeto a la inscripción implique cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, la Cámara de Comercio procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin que se requiera de su presentación física.

Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito la Cámara se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada.

Además de cumplir las formalidades descritas, en el caso de matriculados o inscritos en el registro, que no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, debe ser solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:

En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios que figuren en el registro respectivo. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través de mecanismo electrónico establecido para el efecto.

En las sociedades por acciones y entidades sin ánimo lucro, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna debidamente inscritos, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal. La petición se formulará de forma presencial a través del mecanismo electrónico establecido para tal efecto.

La Cámara de Comercio, efectuará la verificación de la identidad de acuerdo con las disposiciones expuestas anteriormente y de presentarse inconsistencias en la identidad, se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.

La Cámara de Comercio enviará una “alerta” que informe de la presentación de la solicitud o petición, así mismo, de la renovación, inscripción o modificación de información solicitada o sí se abstiene de ello, al último correo electrónico reportado y al número del celular informando en el formulario RUES, si el trámite implica la modificación del correo electrónico del inscrito, la “alerta” se enviará a los dos últimos correos electrónicos reportados.

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