SIPREF
SISTEMA DE PREVENCIÓN DE FRAUDES REGISTRALES - EL MECANISMO IDÓNEO PARA EVITAR FRAUDES EN LOS REGISTROS PÚBLICOS
Sistema Preventivo de Fraudes (SIPREF). El Sistema Preventivo de Fraudes, en adelante “SIPREF”, a cargo de las cámaras de comercio, se creó para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.
Las Cámaras de Comercio tienen implementado el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF, en el cual los principales aspectos que deben conocer nuestros inscritos son:
- Se verifica la identidad de la persona que realiza trámites de manera presencial o de manera electrónica.
- Se envían alertas de la radicación de documentos y de su inscripción a los titulares del registro con el fin de darles a conocer cualquier trámite que se realice en sus registros y que puedan actuar de forma oportuna.
- Permite al titular de la información registral adoptar medidas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.
- Los titulares de los registros podrán presentar oposición a la solicitud de inscripción, antes de que se efectúe la misma, si se advierte que el documento presentado no es de su procedencia por corresponder a un tercero.
- Cambio de representantes legales, miembros de órganos de administración o de revisores fiscales, se verifica el documento de identidad.
- Cuando no se hayan realizado actualización de datos por la no inscripción de documentos o por la omisión de la renovación en un término de 3 años o más, cualquier modificación debe ser solicitadas por una persona que aparezca inscrita en el registro como: el matriculado, representante legal, socios, miembros de los órganos de administración o fiscalización interna debidamente inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud de forma presencial o virtual a través del mecanismo electrónico establecido.
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS
– En la solicitud de inscripción de actos y documentos o modificación de información de los registros públicos, se solicita al peticionario el original del documento de identidad o el comprobante del mismo, este deberá cumplir con las condiciones señaladas por la Registraduría Nacional del Estado Civil y permitir la identificación y validación de la identidad del solicitante.
Con el documento de identidad original se validará la identidad del solicitante por medio de mecanismos de identificación biométrica y si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, se hará con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible.
SOLICITUDES REALIZADAS DE FORMA PRESENCIAL
En las solicitudes presenciales realizadas por ciudadanos colombianos (mayores de edad) en las sedes físicas de la cámara de comercio los solicitantes podrán indicar verbalmente su número de cédula de ciudadanía, con la cual la cámara de comercio verificará la identidad del peticionario mediante el cotejo biométrico efectuado contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
SOLICITUDES DE FORMA VIRTUAL
– En caso de que la solicitud se realice de manera virtual, también se utilizará mecanismos de verificación de identidad.- Para el caso de ciudadanos extranjeros, la validación de la identidad se realizará mediante la cédula de extranjería o el documento de identificación que señale Migración Colombia. La verificación de la cédula de extranjería o del referido documento se realizará en el sistema de información de Migración Colombia. Si no se tiene cédula de extranjería, se deberá exhibir el pasaporte.
INSCRIPCION DE CONSTITUCIÓN DE UNA PERSONA JURÍDICA
– Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una persona jurídica o que el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos; se debe suministrar el número del documento de identidad y su fecha de expedición, sin que se requiera de su presentación física.
TRÁMITES DE RENOVACIÓN
– Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud, tampoco en los casos de documentos electrónicos que contengan firma digital emitida por una entidad de certificación autorizada y en aquellos procedimientos en línea cuya validación de identidad se dé automáticamente.
En caso que los matriculados o los inscritos en el registro hayan omitido la renovación de la matrícula mercantil, no hayan realizado la actualización de sus datos con la inscripción de algún documento y tampoco se hayan inscrito actos y documentos, en un término de tres (3) años o más, la cámara de comercio se abstendrá de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:
En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido.
En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas, la solicitud la podrá formular el cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos de alguno de los socios inscritos, quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio o del registro civil de nacimiento y del registro civil de defunción de todos los socios y representantes legales.
En las sociedades por acciones, la solicitud podrá presentarse por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal.
La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido. En el evento en que todas las personas antes mencionadas se encuentren fallecidas se podrá aplicar el mismo procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.
En las sociedades por acciones que no tengan revisor fiscal o el representante legal no se encuentre, la solicitud podrá presentarse por cualquier accionista siempre y cuando acredite por algún medio idóneo tal calidad. Si el único accionista ha fallecido y la persona jurídica no cuenta con órganos colegiados o revisor fiscal y el representante legal no se encuentra o es el mismo accionista, se podrá aplicar el procedimiento dispuesto para las sociedades de personas.
En las entidades sin ánimo de lucro se sigue el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.
Las entidades de vigilancia y control podrán hacer esta solicitud, si es del caso, y también, por orden de autoridad competente. En estos eventos no se requerirá de la presentación personal.
Cuando el procedimiento se desarrolle de forma presencial, se deberá incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante, la cual podrá realizarse en cualquier cámara de comercio. Cuando el documento sujeto a inscripción implique la inscripción o el cambio de socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos colegiados de administración o de revisores fiscales, se verificará el documento de identidad de todos ellos.
Se exceptúan del SIPREF, el Registro Nacional de Turismo, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o de Descuento Directo, los libros electrónicos y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como, por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.
