Procedimiento para efectuar el registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos

De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables en medios electrónicos deberán solicitar el servicio de manera expresa ante la cámara de comercio aceptando los términos y condiciones establecidas para el efecto.

Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables por parte del interesado, la cámara de comercio hace la anotación por cada uno de los libros, devuelve al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito; para ello, la cámara de comercio firma digital o electrónicamente la solicitud de inscripción y deja constancia electrónica de la fecha y hora en que fue enviado el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
La constancia electrónica expedida por las cámaras de comercio, deberá tener la siguiente información:

– Cámara de comercio receptora.
– Fecha de presentación del libro para registro.
– Fecha de inscripción.
– Número de inscripción.
– Identificación del comerciante o del inscrito.
– Nombre del libro.
– Uso al que se destina.

A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no han sido empleadas, deben ser anuladas por la empresa.

Conformación de los libros registrados en medios electrónicos.

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán estar firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales serán firmados digital y electrónicamente por el representante legal. Es responsabilidad de la empresa la provisión de las firmas digitales o electrónicas y estampas cronológicas necesarias.
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la cámara de comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la cámara de comercio lo firma digital o electrónicamente, y deja constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible. La cámara de comercio le informará a la entidad la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro.

Si constan actos o documentos sujetos a registro en libros electrónicos registrados, se deben también inscribir en el registro mercantil

En el evento que solicite la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, deberán solicitar adicional y expresamente el registro individual de cada documento ante la cámara de comercio.
La inscripción de documentos en el registro mercantil es independiente al proceso que deben realizar los usuarios para incorporar el documento (acta) dentro del libro electrónico.
El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.

No obstante el libro se registre en la Cámara de Comercio y periódicamente el comerciante realice en el mismo las anotaciones (conformaciones) que estime convenientes, es responsabilidad del comerciante el correcto archivo y almacenamiento de los documentos digitales que conforman el libro, tal cual lo indica el artículo 11 del decreto 805 de 2013, durante el tiempo que la Ley lo exija.