Periódicamente, cada vez que:
El comerciante prepare el acta de la asamblea de socios y accionistas, ó
El comerciante prepare el libro de socios y accionistas

Deberá realizar la anotación (conformación) correspondiente en el libro electrónico registrado, para el efecto, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones.

a. Preparación del documento por parte del cliente.

a1. Cuando el comerciante toma la decisión de registrar una anotación (conformación) en su libro electrónico, dicha conformación o anotación deberá ser elaborada en formato PDF/A.

a2. En caso del libro de actas de asamblea de socios o accionistas, la conformación o anotación hace referencia a CADA UNA DE LAS ACTAS que se originan como resultado de dichas reuniones.

a3. En caso del libro de accionistas o socios hace referencia a los documentos que se preparan con el resumen de los movimientos de dicho libro durante un periodo de tiempo determinado.

a4. Si cuenta con firmas digitales entonces:

a4.1 En el caso de las actas de asamblea de socios y accionistas, el PDF resultante del acta deberá ser firmado digitalmente por el Presidente de la Asamblea y por el Secretario de la misma.

a4.2 En el caso del pdf que conformará el libro de socios y accionistas, deberá estar firmado digitalmente por el Representante Legal.

a5. Si NO CUENTA con firmas digitales entonces:

a5.1 En el caso del libro de actas de asamblea de socios y accionistas, el sistema de la Cámara de Comercio le proveerá los mecanismos de firmado electrónico para el presidente y para el secretario de la asamblea.

a5.2. En el caso del libro de socios y accionistas, el sistema de la Cámara de Comercio le proveerá los mecanismos de firmado electrónico para el representante Legal.

b. Diligenciamiento de la solicitud de anotación (conformación).

b1. Ingresando al sitio web de la Cámara de Comercio, seleccionar la opción “Solicitud de Conformación del Libro Electrónico”. En este punto, el sistema le indicará los datos que debe digitar para realizar la conformación.
correspondiente. Para acceder al libro correspondiente debe hacer uso del CODIGO INTERNO UNICO que le fue entregado al momento de realizar el registro del libro inicialmente. Sin este código será imposible realizar la anotación correspondiente.

Igualmente el sistema le solicitará la información que se requiere para sentar la anotación (confirmación) en el libro electrónico:

– Fecha de la solicitud
– Código Interno del libro electrónico afectado
– Quien realiza la solicitud de la anotación?
– Identificación del representante legal que solicita la anotación
– Nombre del representante legal que solicita la anotación
– Cargo del representante legal que solicita la anotación
– Email del representante legal que solicita la anotación
– En caso de actas de asamblea de socios y asociados:
– Identificación del presidente de la asamblea
– nombre del presidente de la asamblea
– email del presidente de la asamblea
– Identificación del secretario de la asamblea
– nombre del secretario de la asamblea
– email del secretario de la asamblea
– Número del acta
– Fecha del acta
– Número de hojas del PDF que se anexa
– En caso de anotaciones al libro de socios y accionistas:
– Rango de fechas de los movimientos contenidos en la anotación
– Número de hojas del PDF que se anexa
– Archivos en PDF
– Anexar el archivo PDF con el acta de asamblea o con el libro de socios y accionistas

c. Validación de información

Diligenciados los formularios el sistema valida que la información digitada sea consistente y verifica que los firmantes, tanto de la solicitud como de la certificación si tengan relación con el expediente seleccionado. En caso de presentarse inconsistencias, el sistema indicará el error detectado.
Igualmente se verificará que el CODIGO INTERNO digitado corresponda con la matrícula mercantil y con el libro. Así mismo, que esté vigente (que no se hubieren cumplido los 12 meses).

d. Firmado electrónico.

En caso que se requiera de firmado electrónico, el sistema enviará a los firmantes (Representante legal, Presidente de la asamblea y secretario de la asamblea), los emails correspondientes para que se realice el firmado electrónico de los PDFs asociados al trámite.

d1. Se enviará al representante legal el email con los pasos que debe seguir para realizar el firmado electrónico de la solicitud.

d2. Se enviará al representante legal el email con los pasos que debe seguir para realizar el firmado del libro de socios o accionistas (si este es el libro para el cual se realizará la anotación).

d3. En caso de libro de actas de asamblea de socios y asociados, el sistema enviará correos electrónicos con las indicaciones para el firmado tanto al Presidente de la Asamblea como al Secretario.

d4. Como resultado del proceso de firmado, se genera el PDF de la solicitud confirmado por el cliente y firmado digitalmente por el secretario jurídico de la Cámara de Comercio.

d5. En caso de requerirse firmado electrónico para el libro de actas de asamblea, entonces al PDF anexado por el cliente se adicionará el firmado electrónico del Presidente y del Secretario de la Asamblea y finalmente se firmara digitalmente por el Secretario de la Cámara de Comercio.

e. Radicación de la anotación.

Como resultado del firmado electrónico de todos los involucrados, el sistema radica la solicitud de anotación (conformación) y lo asigna para estudio por parte del abogado / funcionario correspondiente.

f. Estudio y asentamiento de la conformación.

En la bandeja de estudio de trámites radicados le aparecerá al funcionario correspondiente el trámite de anotación. Este realizará la verificación de los datos diligenciados en la solicitud y si es consistente, procederá a registrar la anotación pertinente. Como resultado de la anotación, se genera:

f1. Archivo PDF/A con los datos de la anotación realizada, este archivo estará firmado digitalmente por el secretario de la Cámara de Comercio.

f2. Anexo al PDF/A de la anotación se incluirá el PDF con el acta de asamblea o el libro de socios reportado por el cliente y el pdf con la solicitud de anotación.

g. Notificación.

Se envía la notificación correspondiente de la anotación realizada a:

– Correo electrónico del expediente (el que está registrado en el Registro Mercantil)
– Correo electrónico radicado al momento del registro en el libro
– Correo electrónico del representante legal
– Correo electrónico de los firmantes (Presidente y Secretario)
– Al correo electrónico registrado al momento de la solicitud, se enviará el PDF/A con los soportes de la anotación realizada.

h. Archivo.

Confirmado el envío de los correos electrónicos se procede al archivo del trámite y del código de barras correspondiente.

8. Estructura del PDF/A enviado como respuesta al registro del libro electro nico
El PDF/A que se envía al usuario como resultado del proceso de registro de la solicitud de libro electrónico, tiene la siguiente estructura:

Anexos al pdf
Pdf con el sello del registro
PDF DE LA SOLICITUD
PDF DE LA CERTIFICACION DEL REVISOR FISCAL
CAMARA DE COMERCIO DE XXXXXX SELLO DE REGISTRO EN LIBROS
REGISTRO DE LIBROS ELECTRONICOS
LIBRO: DE LOS LIBROS DE COMERCIO
REGISTRO NO: XXXXX
CODIGO INTERNO: AT67GHYI
FECHA DE REGISTRO: AAAA-MM-DD
HORA DE REGISTRO: HH-II-SS
TIPO DE LIBRO: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
NOMBRE: LIBRO DE ACTAS
CODIGO: CTA-LIB-XX
VIGENCIA: HASTA EL AAAA-MM-DD
FIRMA DIGITAL DEL SECRETARIO DE LA CÁMARA DE COMERCIO
– El PDF del Sello del registro en el Libro correspondiente contendrá la información indicada en el decreto 805 de 2013.
– El PDF de la solicitud sea que esté firmada digitalmente por el Representante Legal o firmada electrónicamente a través de los mecanismos de firmado ofrecidos por la Cámara de Comercio, se anexan al PDF del Sello de Registro.
– El PDF de la certificación de anulación de folios sea que esté firmada digitalmente por el Revisor Fiscal o firmada electrónicamente a través de los mecanismos de firmado ofrecidos por la Cámara de Comercio, se anexan al PDF del Sello de Registro.
– Todo el Paquete PDF del sello con sus anexos, se firma digitalmente por el secretario de la Cámara de Comercio.

ESTE ES EL SOPORTE, EL CONJUNTO COMPLETO DE PDF y SUS ANEXOS. ES EL DOCUMENTO QUE SE DEBE GUARDAR

9. Estructura del PDF/A enviado como respuesta a las conformaciones del libro
El PDF/A que se envía al usuario como resultado del proceso de conformación del libro electrónico, tiene la siguiente estructura:

Anexos al pdf
Pdf con la anotación de la conformación
FIRMA DIGITAL DEL SECRETARIO DE LA CÁMARA DE COMERCIO
CAMARA DE COMERCIO DE XXXXXX CONFORMACION DE LIBROS ELECTRONICOS
REGISTRO DE LIBROS ELECTRONICOS
LIBRO: DE LOS LIBROS DE COMERCIO
REGISTRO NO: XXXXX
CODIGO INTERNO: AT67GHYI
FECHA DE CONFORMACION: AAAA-MM-DD
HORA DE CONFORMACION: HH-II-SS
TIPO DE LIBRO: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
NOMBRE: LIBRO DE ACTAS
CODIGO: CTA-LIB-XX
OBSERVACIONES: ACTA NO. 003 – 2014
PDF CON SOLICITUD DEL REPRESENTANTE LEGAL
PDF CON EL ACTA O LIBRO
PDF ACEPTACION DEL PRESIDENTE
PDF CON ACEPTACION DEL SECRETARIO
– El PDF del Sello de la anotación (conformación) contendrá la información general de la anotación realizada.
– El PDF de la solicitud del Representante Legal, que esté firmada digitalmente o firmada electrónicamente a través de los mecanismos de firmado ofrecidos por la Cámara de Comercio, se anexan al PDF del Sello de la anotación.
– La aceptación al contenido de la anotación por parte del Presidente de la Asamblea
– La aceptación al contenido de la anotación por parte del Secretario de la Asamblea.

ESTE ES EL SOPORTE, EL CONJUNTO COMPLETO DE PDF y SUS ANEXOS. ES EL DOCUMENTO QUE SE DEBE GUARDAR