Para realizar la solicitud del registro electrónico de libros, usuario deberá realizar los siguientes pasos:

a. Solicitud de Registro.

El representante legal de la persona jurídica deberá elaborar una solicitud de registro, esta solicitud es un documento en el cual le indica a la Cámara de Comercio la intención de llevar a partir de la fecha el libro correspondiente en forma electrónica. En esta solicitud se debe indicar:
– Fecha de la solicitud
– Nit de la persona jurídica
– Nombre completo de la persona jurídica
– Número de la matrícula mercantil
– Tipo de libro
Libro de actas de asamblea de socios o accionistas o asociados
Libro de socios y accionistas
Libro de actas de órganos de administración (opcional)
Libro de actas de junta directiva (opcional)
Libro Mayor y Balances (opcional)
Libro Diario (opcional)
Libro Inventarios y Balances (opcional)
– Nombre del Libro: Título que se le impone al libro
– Código del Libro: Código asignado al libro por el comerciante
– Correo electrónico al cual deberán enviarse las anotaciones a los libros. Es recomendable que el correo electrónico sea un correo institucional y no un correo personal. Preferiblemente y si es posible, un correo de la forma libroselectronicos@dominioempresa.com.co, es decir, un correo destinado específicamente para este tipo de reportes.
– Identificación del representante legal (Persona que realizará la solicitud)
– Nombre completo del representante legal (Persona que realizará la solicitud)
– Cargo o descripción del cargo del representante legal (Persona que realizará la solicitud)
– Correo electrónico del Representante Legal.

a1. Tenga en cuenta que quien solicita el registro del libro en forma electrónica puede ser el representante legal principal o en su defecto otro funcionario que tenga la facultad de representar legalmente a la persona jurídica.
a2. Esta solicitud deberá ser presentada en formato PDF y deberá estar firmada digitalmente por el solicitante (representante legal). La firma digital a utilizar debe ser una firma digital debidamente expedida por una entidad de certificación abierta reconocida en el territorio Colombiano.
a3. Si el representante legal de la persona jurídica NO POSEE UNA FIRMA DIGITAL debidamente expedida por una entidad de certificación abierta reconocida en Colombia, el sistema de la Cámara de Comercio le brindará a través del portal la posibilidad de firmar electrónicamente la solicitud. Para habilitar la firma electrónica se realizará la verificación de identidad del representante legal haciendo uso de los servicios de verificación prestados por la entidades financieras.

b. Certificación del revisor fiscal anulando los folios en blanco del libro físico.

La primera vez que se solicite el registro electrónico de un libro en particular, el Revisor Fiscal de la persona jurídica, si está obligado a tenerlo o en su defecto, el contador, deberá expedir una certificación en la cual se indique que se anulan las hojas en blanco del libro que se lleva en papel, indicando el número de folios que se anulan y que a partir de la fecha el libro correspondiente será llevado electrónicamente. Esta solicitud debe contener:
– Fecha de la solicitud
– Nit de la persona jurídica
– Nombre completo de la persona jurídica
– Número de la matrícula mercantil
– Tipo de libro
Libro de actas de asamblea de socios o accionistas o asociados
Libro de socios y accionistas
Libro de actas de órganos de administración (opcional)
Libro de actas de junta directiva (opcional)
Libro Mayor y Balances (opcional)
Libro Diario (opcional)
Libro Inventarios y Balances (opcional)
– Nombre del Libro: Título que se le impone al libro
– Código del Libro: Código asignado al libro por el comerciante
– Indicar que se certifica la anulación de los folios en blanco que se tienen sellados y que van del número XXX al YYY.
– Identificación del revisor fiscal
– Nombre completo del revisor fiscal
– Cargo o descripción del revisor fiscal
– Correo electrónico del revisor fiscal

b1. Tenga en cuenta que en ciertas personas jurídicas, el Revisor Fiscal es una sociedad, en tal caso, quien beberá realizar la certificación es el profesional, persona natural asignado por dicha compañía para ejercer la revisaría fiscal en el comerciante.

b2. Esta certificación deberá ser presentada en formato PDF y deberá estar firmada digitalmente por el revisor fiscal, persona natural. La firma digital a utilizar debe ser una firma digital debidamente expedida por una entidad de certificación abierta reconocida en el territorio Colombiano.

b3. Si el revisor fiscal de la persona jurídica NO POSEE UNA FIRMA DIGITAL debidamente expedida por una entidad de certificación abierta reconocida en Colombia, el sistema de la Cámara de Comercio le brindará a través del portal la posibilidad de firmar electrónicamente la certificación. Para habilitar la firma electrónica se realizará la verificación de identidad del revisor fiscal haciendo uso de los servicios de verificación prestados por la entidades financieras.

c. Diligenciamiento Web de la Solicitud

Ingresar a la página web de servicios virtuales de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal del comerciante. En el sitio web dirigirse a la opción “Consultar Expedientes” y buscar, haciendo uso de las opciones que allí se disponen el expediente correspondiente. Seleccionado el expediente, en la parte superior aparecen un conjunto de opciones, entre ellas “Operaciones Mercantil/ESADL” y dentro de ese grupo de opciones, aparece “Solicitud Registro de Libros”. Al seleccionar esta opción se despliega una pantalla de bienvenida al servicio y explicación general del mismo.

Aquí se deberá seleccionar si se desea presentar la solicitud firmada digitalmente o si se desea hacer uso del servicio de firmado electrónico provisto por la Cámara de Comercio.

d. Registro de libros por primera vez

Cuando desee registrar un libro de comercio electrónico por primera vez, el sistema le proveerá dos opciones a saber y para cada una de ellas le mostrará el formulario correspondiente con los datos requeridos:

d1. Solicitud de Registro electrónico de libros por primera vez haciendo uso de firmas digitales. Cuando se desee registrar un libro de comercio electrónico, por ejemplo el libro de actas de asamblea de socios y accionistas, por primera vez, y tanto el Representante Legal como el Revisor Fiscal posean firmas digitales expedidas por una entidad de certificación abierta reconocida en Colombia. En este caso tanto la solicitud de registro del libro electrónico como la certificación del Revisor Fiscal anulando los folios en blanco, son elaboradas por el cliente en formato PDF, firmadas digitalmente y presentadas electrónicamente.

d2. Solicitud de Registro electrónico de libros por primera vez haciendo del firmado electrónico provisto por la Cámara de Comercio. Cuando se desee registrar un libro de comercio electrónico, por ejemplo el libro de actas de socios y accionistas, por primera vez, y no se cuente con firmas digitales del Representante Legal ni del Revisor Fiscal. Esta opción le solicitará la información de la solicitud y de la certificación, le permitirá generar el PDF con las mismas y a través de mecanismos de verificación de identidad le permitirá firmar electrónicamente las solicitudes realizadas.

e. Validación de información

Diligenciados los formularios el sistema valida que la información digitada sea consistente y verifica que los firmantes, tanto de la solicitud como de la certificación si tengan relación con el expediente seleccionado. En caso de presentarse inconsistencias, el sistema indicará el error detectado.

f. Pago de la solicitud.

Diligenciados los formularios de solicitud de registro y validada la información de los mismos, el sistema lo llevará al módulo de pago electrónico donde podrá realizar el pago correspondiente. El costo de la inscripción será de $10,700.oo por valor de la inscripción más el valor del servicio por concepto de firmas electrónicas, envío de correos certificados, verificaciones de identidad, etc.

g. Firmado electrónico.

Si se seleccionó la opción de firmado electrónico de la solicitud y la certificación, el sistema enviará a los correos electrónicos del Representante Legal y del Revisor Fiscal un email con las instrucciones para firmar electrónicamente las solicitudes. Cada uno de ellos deberá realizar el proceso de firmado que se explica en el email enviado. LA SOLICITUD NO SE ENTENDERA RADICADA HASTA TANTO LOS RESPONSABLES NO FIRMEN ELECTRONICAMENTE LA SOLICITUD Y LA CERTIFICACION.

h. Radicación y enrutamiento.

Radicado el trámite de la solicitud de registro, este será enviado internamente a la persona responsable de este proceso quien realizará las verificaciones pertinentes y procederá a la apertura del libro electrónico.

i. Registro y Notificación.

Registrada la solicitud, se enviará al email indicado en la solicitud la confirmación. del registro y la apertura del libro electrónico correspondiente. Igualmente se enviará a los correos electrónicos registrados (en el expediente), al email del representante legal y al email del revisor fiscal la notificación de la apertura del libro electrónico.

Como soporte del registro será enviado a los emails del cliente una archivo pdf/a firmado digitalmente por el secretario de la Cámara de Comercio donde consten los datos del libro registrado, anexo a dicho pdf/a se incluirán tanto la solicitud de Representante Legal como la certificación del Revisor Fiscal.

Como resultado del registro del libro, la Cámara de Comercio asignará un CÓDIGO INTERNO ÚNICO al libro registrado, este código es necesario para poder realizar las conformaciones posteriores que se registren en dicho libro.

j. Archivo.

Confirmado el envío de los correos electrónicos se procede al archivo del trámite y del código de barras correspondiente.

k. Vigencia.

Realizado y notificado el registro, el cliente cuenta con 12 meses para realizar todas las anotaciones (conformación del libro) que estime convenientes. Podrá registrar tantas actas de asamblea de socios y accionistas como se presenten en los 12 meses y/o tantas inscripciones en el libro de socios y accionistas como considere necesarias.