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Guía de Formalización
Es el registro que deben hacer los comerciantes (personas naturales y jurídicas) para acreditar legalmente el ejercicio de la profesión de comerciante y de la propiedad de sus establecimientos de comercio; la matrícula otorga un número de identificación comercial permanente, que le permite ejercer sus derechos y acceder a los beneficios que le otorga la misma.
Su matrícula mercantil le permite acceder entre otros, a los siguientes beneficios:
- Protege su nombre comercial y acredita la propiedad de su establecimiento de comercio.
- Facilita la obtención de créditos con el sector financiero.
- Facilita el acceso a los beneficios establecidos en la Ley 1780 de 2016.
- Facilita la celebración de negocios con los sectores públicos y privados.
- Permite la inscripción ante el RUT sin costo alguno.
- Recibir información sobre todos los programas y acciones que ofrece la Cámara de Comercio para el fortalecimiento empresarial, curso virtuales o presenciales, capacitaciones y eventos que realizará en el año.
- Participar de forma gratuita o con descuentos especiales de las actividades, cursos, capacitaciones, ferias, misiones, eventos, programas, proyectos y de más actividades de interés empresarial y general efectuados por la Cámara de Comercio.
- Podrán acceder de forma virtual, fácil y gratuita a la información del RUES de los comerciantes personas naturales y jurídicas y sus establecimientos de comercio, inscritos en el Registro Mercantil que tengan su matrícula mercantil a nivel nacional renovada y estar incluido en esta consulta.
Es la actualización de los datos de su matrícula mercantil que se debe efectuar entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año mediante el diligenciamiento del formulario RUES y el pago de la tarifa correspondiente.
La renovación de la matrícula mercantil se causa anualmente de acuerdo con el monto de los activos y las tarifas por concepto de la matrícula, renovación y demás inscripciones en el Registro Mercantil fueron fijadas por el Gobierno Nacional mediante Decreto 1074 de 2015.
Las pequeñas empresas jóvenes, es decir, aquellas cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y sus activos totales no superen los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, conformada por personas naturales que tengan hasta 35 años o participación de uno varios jóvenes que tengan hasta 35 años que representen como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participación en que se divide el capital, tendrán derecho al descuento del 100% de la tarifa de la matrícula de persona natural y de la primera renovación en los términos y condiciones establecidos en el Decreto 639 de 2017.
- Mutaciones: el empresario puede efectuar el cambio de actividad económica, dirección, teléfono, correos electrónicos, cambio de nombre del establecimiento de comercio.
- Registro de contratos de compraventa de establecimientos de comercio.
- Cancelación de la matrícula mercantil.
- Pérdida de la calidad de comerciante y la inscripción del cierre definitivo del establecimiento de comercio.
Según el Código de Comercio es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
- Previos a la apertura:
- Las normas referentes al uso del suelo, destinación o finalidad para la que fue construida la edificación y su ubicación.
- Mantener vigente la matrícula mercantil de la Cámara de Comercio de la respectiva jurisdicción donde se desarrolle la actividad.
- La comunicación de la apertura del establecimiento, al comandante de estación o subestación de Policía del lugar donde funciona el mismo, por el medio más expedito o idóneo, que para tal efecto establezca la Policía Nacional.
- Para la comercialización de equipos terminales móviles se deberá contar con el permiso o autorización expedido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado.
b: Durante la ejecución de la actividad económica:
- Las normas referentes a los niveles de intensidad auditiva.
- Cumplir con los horarios establecidos para la actividad económica desarrollada.
- Las condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales determinadas en el régimen de Policía.
- El objeto registrado en la matrícula mercantil y no desarrollar otra actividad diferente.
- Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pago, protegidas por las disposiciones legales vigentes sobre derechos de autor, mantener y presentar el comprobante de pago al día.
- Para ofrecer los servicios de alojamiento al público u hospitalidad, se debe contar con el registro nacional de turismo.